Zeitplanung

Gliederung

• Hochleistung trotz Termindruck
• Struktur auf dem Papier
• Zeitpuffer - für eine sanfte Bauchlandung
• Rechtzeitig Alarm schlagen

Hochleistung trotz Termindruck

In der Projektarbeit tickt meistens die Uhr: Normalerweise steht der Endtermin einer Präsentation oder einer Premiere bereits vor Projektbeginn fest. Auf diesen Termin arbeiten alle die ganze Zeit über hin. Damit er auch eingehalten werden kann, ist eine präzise Terminplanung unerlässlich.

Struktur auf dem Papier

Um das ganze Projekt zu terminieren, geht man zurück zur Projektstruktur und den bereits festgelegten Arbeitspaketen. Es wird entschieden, welches Paket zuerst bearbeitet werden muss, welche parallel stattfinden und welche auf anderen Arbeitspaketen aufbauen.

Für die Terminplanung wird jeweils ein frühester Beginn, eine Vorgangsbeschreibung und ein frühestes Ende festgesetzt. Dann wird anhand der Vorgangsbeschreibung und der geschätzten Dauer überlegt, wie viel Pufferzeit nötig sein könnte und daraufhin wird ein spätester Beginn und ein spätestes Ende festgesetzt. Am besten ergänzt man die zuvor angelegte Liste zu den einzelnen Arbeitspaketen um folgende Tabelle:

Sobald die Reihenfolge der Arbeitspakete feststeht und geklärt ist, wann mit dem ersten Arbeitsschritt begonnen werden kann oder muss, können alle weiteren Termine ermittelt werden. Dabei geht man meist rückwärts vor, denn üblicherweise steht der Endtermin des Projektes fest.

Zeitpuffer - für eine sanfte Bauchlandung

Unwägbarkeiten sollten in den Ablauf unbedingt eingeplant werden, das geschieht mit Hilfe von Leerlaufzeiten, in denen Mehrarbeit abgefedert werden kann. Diese Pufferzeiten können Sie ruhig großzügig einplanen.

Rechtzeitig Alarm schlagen

Doch der eingeplante Puffer ist nur sinnvoll, wenn sich Team-Mitglieder sofort rühren, wenn sie merken, dass sie mit ihrer Aufgabe nicht pünktlich fertig werden. Denn selbst kleinste Verzögerungen können den gesamten Projektplan durcheinander bringen. Hier ist Frühwarnung alles - denn man kann nur beeinflussen, was noch nicht geschehen ist.